twibbonews.com – Pengesahan fotokopi Ijazah atau Surat Keterangan Pengganti Ijazah merupakan proses penting yang menjamin keabsahan dokumen akademik bagi pemiliknya. Kementerian Pendidikan telah mengatur prosedur ini secara rinci untuk memastikan legalitas dan keotentikan dokumen yang digunakan untuk keperluan administrasi, baik dalam negeri maupun luar negeri. Artikel ini menyajikan penjelasan lengkap mengenai syarat dan tata cara pengesahan sesuai dengan regulasi terbaru yang berlaku pada tahun 2025.
Pengesahan ini berlaku bagi Ijazah atau Surat Keterangan Pengganti Ijazah yang dimiliki oleh peserta didik dari jenjang pendidikan dasar dan menengah, termasuk satuan pendidikan di luar negeri dan pendidikan nonformal.
Persyaratan Pengesahan
Pengesahan hanya dapat dilakukan oleh pihak berwenang atas permohonan dari pemilik dokumen. Adapun dokumen yang wajib disertakan dalam permohonan adalah fotokopi Ijazah atau Surat Keterangan Pengganti Ijazah serta Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Kartu Keluarga (KK). Dalam kondisi terdapat perbedaan nama pada KTP atau KK, maka pemohon wajib melampirkan salinan penetapan pengadilan yang sah sesuai hukum yang berlaku.
Permohonan pengesahan ditujukan kepada instansi yang sesuai dengan status satuan pendidikan asal, yakni:
-
Kepala Satuan Pendidikan jika sekolah masih aktif beroperasi.
-
Kepala Satuan Pendidikan hasil penggabungan, jika sekolah telah digabung.
-
Kepala Satuan Pendidikan baru, jika sekolah berganti nama.
-
Kepala Dinas Pendidikan, jika satuan pendidikan telah tutup.
-
Kepala Sekolah Indonesia Luar Negeri (SILN) atau pejabat terkait di Kementerian jika SILN telah tutup.
-
Kepala Satuan Pendidikan nonformal untuk pendidikan kesetaraan di luar negeri.
-
Kepala SPK atau pejabat Kementerian untuk SPK yang tutup.
Tata Cara Pengesahan
Proses pengesahan dilakukan melalui verifikasi keaslian dokumen. Kepala Satuan Pendidikan atau Kepala Dinas Pendidikan memverifikasi dokumen berdasarkan data peserta didik yang dimiliki. Apabila data pemohon tidak tersedia di sekolah, verifikasi dilanjutkan ke Dinas Pendidikan. Jika data tidak ditemukan di kedua instansi, maka pemilik Ijazah wajib menghadirkan minimal dua orang saksi yang dapat membuktikan bahwa dirinya memang pernah belajar dan lulus dari satuan pendidikan tersebut.
Saksi yang dihadirkan harus menyampaikan alasan pengetahuan mereka, serta menandatangani surat pernyataan yang menyatakan bahwa informasi yang diberikan benar dan mereka bersedia menerima sanksi hukum bila terbukti memberikan keterangan palsu. Bukti pendukung dari saksi dapat berupa Ijazah, laporan hasil belajar, atau surat keterangan lain yang relevan.
Pengesahan untuk Satuan Pendidikan di Luar Negeri
Untuk SILN, SPK, dan pendidikan nonformal kesetaraan di luar negeri, proses pengesahan dilakukan oleh kepala lembaga yang bersangkutan atau pejabat Kementerian yang ditunjuk. Jika data pemohon tidak ada di satuan pendidikan maupun Kementerian, maka saksi tetap diperlukan. Seluruh proses tetap mengikuti prinsip verifikasi dan otentikasi dokumen.
Ketentuan Khusus
Terdapat beberapa ketentuan tambahan untuk kondisi tertentu:
-
Jika pemohon tidak lagi berdomisili di wilayah satuan pendidikan asal, pengesahan dapat dilakukan oleh pejabat Kementerian yang ditunjuk berdasarkan data pusat.
-
Untuk Ijazah yang dikeluarkan oleh sekolah-sekolah di Provinsi Timor Timur sebelum provinsi tersebut memisahkan diri dari NKRI, pengesahan dilakukan oleh Kepala Dinas Pendidikan tempat tinggal pemohon atau pejabat Kementerian.
-
Untuk Ijazah pendidikan kesetaraan yang diterbitkan oleh Dinas Pendidikan atau kantor wilayah pendidikan, pengesahan tetap dilakukan oleh Kepala Dinas Pendidikan terkait.
Penegasan Prosedural
Seluruh proses pengesahan memerlukan verifikasi dokumen yang cermat demi menjamin tidak adanya penyalahgunaan Ijazah atau dokumen pendidikan lainnya. Dalam kondisi tertentu, pihak sekolah atau dinas berhak meminta tambahan dokumen atau bukti untuk mendukung keabsahan permohonan.
Pihak Kementerian juga membuka kemungkinan pengesahan secara terpusat, terutama untuk kondisi di mana pemilik Ijazah kesulitan mengakses satuan pendidikan asal. Hal ini penting untuk memastikan hak pemilik Ijazah tetap terlindungi meskipun satuan pendidikannya sudah tidak aktif.
Dengan prosedur yang lebih sistematis, proses pengesahan ini bertujuan melindungi masyarakat dari penggunaan dokumen palsu serta menjaga kredibilitas sistem pendidikan nasional. Pemerintah terus mendorong satuan pendidikan dan Dinas Pendidikan untuk memberikan pelayanan cepat, transparan, dan akuntabel terhadap permohonan pengesahan dokumen pendidikan.
Penutup
Pengesahan fotokopi Ijazah atau Surat Keterangan Pengganti Ijazah adalah langkah penting dalam menjamin legalitas dokumen pendidikan. Dengan memahami persyaratan dan tata cara yang telah diatur secara rinci, masyarakat dapat mengurus proses ini dengan lebih mudah dan efisien. Bagi pemilik Ijazah, disarankan untuk selalu menyimpan dokumen asli dan memperhatikan keakuratan data identitas untuk menghindari kendala administratif di kemudian hari.
Proses ini tidak hanya penting untuk keperluan pendidikan lanjutan atau pekerjaan, tetapi juga sebagai bagian dari perlindungan hak-hak akademik setiap warga negara. Oleh karena itu, pemahaman terhadap mekanisme pengesahan ini perlu disebarluaskan agar masyarakat mendapatkan manfaat maksimal dari sistem yang telah dibangun pemerintah.